Какво показва справката и какво не доказва
Най-прекият начин да проверите дали работодателят е подал данни за осигуряването ви и какъв доход е декларирал е електронната услуга на Националната агенция за приходите „Подадени данни от осигурител/работодател и самоосигуряващо се лице /от декларации Образец 1 и Образец 5/“. Тя съдържа информация по месеци и години от 1998 г. насам.
В справката можете да видите кой осигурител е подал данните, за кой период се отнасят, какъв е кодът за вид осигурен, колко дни и часове са посочени и какъв осигурителен доход е деклариран.
Декларираните данни не доказват отделно плащане за конкретния работник
Записът по декларация образец № 1 показва подадените и приети данни за вас. Той не удостоверява самостоятелно, че работодателят е превел изцяло всички дължими вноски. Декларация образец № 6 съдържа общите задължения за всички осигурени лица, а не индивидуално плащане за конкретен служител. При спор за реалното плащане може да е необходима проверка от НАП.
Неплащането от работодателя не означава автоматично, че работникът губи осигурителния си стаж, когато действително е полагал труд и вноските са дължими. Липсващи или неверни данни обаче може да наложат проверка и корекция.
Достъп до справката в НАП: ПИК или квалифициран електронен подпис
До услугата на НАП се влиза с персонален идентификационен код, издаден от НАП, или с квалифициран електронен подпис. Официалната страница на услугата не посочва ПИК на НОИ като самостоятелен начин за достъп. ПИК на НАП и ПИК на НОИ не трябва да се смесват, въпреки че някои услуги на НОИ приемат и двата кода.
Ако нямате ПИК на НАП, можете да подадете заявление:
- в офис на НАП;
- по електронна поща или по телефон;
- чрез лицензиран пощенски оператор;
- чрез Системата за сигурно електронно връчване.
Самият код се получава в офис на НАП лично, чрез пълномощник с нотариално заверено пълномощно или от лице, предварително посочено в заявлението. Издаването е без такса. При заявяване на място официално посоченият срок е „в момента на заявяването“, което не изключва възможно изчакване в конкретния офис.
Проверка стъпка по стъпка по декларация образец № 1
- Отворете официалната услуга на НАП. Потърсете я по пълното наименование „Подадени данни от осигурител/работодател и самоосигуряващо се лице /от декларации Образец 1 и Образец 5/“.
- Влезте с ПИК на НАП или квалифициран електронен подпис. След успешното удостоверяване получавате достъп до данните, подадени за вас.
- Изберете периода, който искате да проверите. Преглеждайте отделните месеци, вместо да сравнявате само общи стойности за по-дълъг период.
- Проверете работодателя. Съпоставете наименованието и идентификатора на осигурителя с работодателя по трудовия ви договор.
- Прегледайте дните, часовете и доходите. Сравнете информацията с договора и анексите, фиша или ведомостта за заплата, бонусите, отпуските и полученото възнаграждение.
- Запазете резултата при несъответствие. Извлечение или екранни снимки могат да помогнат при последващо писмено запитване или сигнал, но не заменят официално удостоверение, когато такова е необходимо.
Съпоставянето е добре да се прави за един и същ месец. Банковият превод показва получената сума, но сам по себе си не определя правилния осигурителен доход.
Кои данни да сравните за всеки месец
| Данни в справката | С какво да ги сравните | Какво да проверите |
|---|
| Месец и година | Фиш или ведомост за същия месец | Дали периодът присъства и не е разместен |
| Наименование и идентификатор на осигурителя | Трудов договор и анекси | Дали данните са подадени от правилния работодател |
| Начален и последен ден в осигуряване, общ брой дни | Дата на започване или прекратяване, отпуски и болнични | Дали отчетеният период съответства на действителния |
| Дневно работно време и отработени часове | Договорено работно време | Дали е отчетено пълно или непълно работно време |
| Код за вид осигурен | Вид на правоотношението | Дали кодът съответства на конкретния договор |
| Осигурителен доход | Фиш, начислени възнаграждения, бонуси и отсъствия | Дали разликата има обяснение в данните за месеца |
| Брутно трудово възнаграждение и начислен месечен облагаем доход | Фиш или ведомост | Дали начислените стойности съответстват на документите |
Кодът „вид осигурен“ показва основанието или категорията, по която са подадени данните. Например код 01 се използва за обичайния случай на работник или служител при един работодател, код 04 — за допълнителен трудов договор, а код 16 — при сумирано изчисляване на работното време за период, по-дълъг от един месец. Кодът винаги трябва да се тълкува според конкретното правоотношение.
Ако искате отделно да установите какви трудови правоотношения са регистрирани, вижте ръководството за проверка на трудов договор по ЕГН.
Кога данните следва да са подадени и защо може да не се виждат веднага
По общото правило работодателят подава декларация образец № 1 до 25-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнасят данните. Осигурителните вноски за работници и служители по общото правило също се внасят до 25-о число на месеца, следващ месеца, през който е положен трудът.
За допълнителни доходи, начислени или изплатени по-късно, както и за други нетипични случаи може да действат специални срокове.
Записът може да не се появи веднага
Подадените декларации се обработват и могат да бъдат приети или отхвърлени. Няма публикуван общ гарантиран срок, в който приетите данни трябва да се визуализират в личната справка. Ако проверявате скоро след края на месеца, повторете справката след изтичането на срока за подаване и след необходимото технологично време за обработка.
Защо осигурителният доход може да се различава от заплатата
Осигурителният доход не е непременно равен на договорената основна заплата или на обичайното брутно възнаграждение. Той включва получени, начислени и неизплатени или неначислени възнаграждения, върху които се дължат осигурителни вноски, при спазване на приложимия минимален и максимален размер.
Разлика може да има при:
- започване или прекратяване на работа през месеца;
- непълно работно време;
- болнични или неплатен отпуск;
- бонуси и други допълнителни възнаграждения;
- достигане на максималния месечен осигурителен доход.
Минималният осигурителен доход не е еднакъв за всички работници. Той зависи от основната икономическа дейност на осигурителя и квалификационната група на професията. При непълен месец или непълно работно време приложимият минимум може да се определя пропорционално.
Максимални стойности за 2026 г.
Максималният месечен осигурителен доход е 2111,64 евро за периода от 1 януари до 31 юли 2026 г. и 2300 евро за периода от 1 август до 31 декември 2026 г. Стойностите се променят по години. Информацията в статията е проверена към 20 септември 2026 г.
По-нисък осигурителен доход през отделен месец не е автоматично нарушение. Проверете дните, часовете, отпуските и начислените суми, преди да направите извод.
Кога да проверите и в Електронното осигурително досие на НОИ
Справката в НАП може да бъде допълнена чрез Електронното осигурително досие в Единния портал за електронни услуги на Националния осигурителен институт. От 1 януари 2026 г. основната справочна информация на НОИ се получава чрез този портал.
Достъпът е възможен с ПИК на НОИ, ПИК на НАП или квалифициран електронен подпис. Ако разполагате само с ПИК на НАП, можете да го използвате за портала на НОИ. Отделна информация има в ръководството за издаване на ПИК на НОИ.
Проверката в НОИ е особено подходяща, когато въпросът е за:
- признат осигурителен стаж;
- доход, използван при изчисляване на пенсия;
- болнични;
- обезщетение за майчинство или безработица;
- други парични обезщетения.
Некоректните данни за дни и осигурителен доход могат да повлияят върху изчисляването на обезщетенията и бъдещата пенсия. Конкретният ефект зависи от съответното право, приложимия период и останалите осигурителни периоди. При въпрос за временна неработоспособност може да използвате и ръководството за проверка на болничен лист в НОИ.
Пример за сравнение на справката с вашите документи
Примерна ситуация: за проверявания месец справката показва по-нисък осигурителен доход от обичайното ви брутно възнаграждение.
- Проверете дали сте започнали или прекратили работа през този месец.
- Съпоставете посочените дни и часове с договореното работно време.
- Проверете дали сте ползвали болничен или неплатен отпуск.
- Сравнете осигурителния доход, брутното трудово възнаграждение и облагаемия доход с фиша или ведомостта.
- Проверете дали има бонус или друго допълнително възнаграждение.
- Съпоставете получената сума с банковия превод или плащането в брой.
Ако дните, часовете и отсъствията обясняват разликата, по-ниският доход може да е правилно отчетен. Ако не я обясняват, поискайте писмено уточнение. Банковият превод е доказателство за получената сума, но не определя самостоятелно върху какъв доход са дължими осигурителни вноски.
Какво да направите при липсващ месец или грешни данни
- Проверете отново периода. Уверете се, че срокът за подаване е изтекъл и е имало време за обработване на декларацията.
- Изпратете писмено искане до работодателя или счетоводството. Посочете конкретния месец и несъответстващите полета и поискайте обяснение или подаване на коригираща декларация, ако е необходимо.
- Запазете документите. Съхранете справката, договора и анексите, фишовете или ведомостите, банковите извлечения, документите за отпуски и болнични и писмената кореспонденция.
- Сезирайте компетентната институция при липса на решение. Предварителното искане до работодателя е практична стъпка, но не е задължително условие за подаване на сигнал.
Корекцията или заличаването на декларация образец № 1 се извършва от задълженото лице по реда на Наредба № Н-13 от 17 декември 2019 г. Работникът обичайно не може сам да редактира подадената от работодателя декларация.
След 30 април на годината, следваща годината, за която се отнасят данните, корекциите се подават по специален ред след разрешение на НАП или НОИ според възложените им дейности. В определени случаи НОИ издава задължителни предписания.
НАП, Инспекция по труда или НОИ: към кого е правилно да се обърнете
| Проблем | Подходяща институция |
|---|
| Липсваща или невярна осигурителна декларация, съмнение за неизпълнени публични осигурителни задължения | Национална агенция за приходите |
| Нарушение на трудовото законодателство или неизплатено трудово възнаграждение | Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ |
| Спор или въпрос за осигурителен стаж, пенсия, болнични и парични обезщетения | Национален осигурителен институт |
Един случай може да изисква сезиране на повече от една институция. Например неверните осигурителни данни и неизплатеното възнаграждение са различни проблеми.
Сигнал до Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“ може да се подаде чрез електронна форма, по електронна поща или чрез електронна препоръчана поща. Полезно е да включите:
- наименование и по възможност ЕИК на работодателя;
- адрес на работното място;
- работното време;
- описание и период на нарушението;
- данни за контакт с вас.
За надлежно оформен електронен сигнал и за получаване на информация за резултата се поставят изисквания за идентификация и подпис на подателя. Инспекцията е длъжна да пази в тайна пред работодателя източника на сигнала, но това не означава, че сигналът е анонимен пред институцията. По общия ред на Административнопроцесуалния кодекс не се образува производство по анонимни предложения или сигнали.
Най-важното при проверката на осигуряването
- Проверявайте данните в НАП по отделни месеци и ги сравнявайте с документите за същия период.
- Записът по декларация образец № 1 показва какво е декларирано за вас, но не доказва самостоятелно индивидуално плащане на всички вноски.
- Не приемайте автоматично всяка разлика между заплатата и осигурителния доход за нарушение.
- Имайте предвид срока за подаване и времето за обработване, тъй като няма гарантиран срок за визуализиране.
- При несъответствие пазете справките, трудовите документи, фишовете, банковите извлечения и кореспонденцията.
- Изберете институцията според проблема: НАП за декларации и публични осигурителни задължения, Инспекцията по труда за трудови нарушения и НОИ за осигурителни права.
